¿Cómo podemos definir mejor nuestras prioridades?

Después de estar algunos días ausente, retomo mi rol de Bloggera para compartirles algunos de mis pensamientos y reflexiones en torno al mundo organizacional.

Como saben soy una apasionada por las organizaciones, me encanta entender sus dinámicas, culturas y apoyar a sus líderes en sus desafíos permanentes. Como coach ejecutiva me encuentro constantemente con líderes que se debaten entre diferentes demandas de sus clientes, jefes, equipos, negocios, mercado, pares, etc. Y siempre tienen esa sensación de que todo es para YA. Puedo decir con certeza que un alto porcentaje de los gerentes que se sumergen en programas de coaching están buscando generar espacio de reflexión, aprendizaje y planes de acción concretos en cuanto a la toma de decisiones y la capacidad de discernir entre lo que es y no es prioritario para movilizar el negocio en medio de tantos requerimientos con los que hay que cumplir.

Los ejecutivos y empleados se debaten en un sinnúmero de requerimientos diarios que van a una velocidad tan rápida que pocas veces pueden tomarse el tiempo de identificar el tiempo requerido para que una tarea o proyecto sea completado y en decidir si está dentro de las prioridades de su rol, área o negocio.

Estamos en un mundo tan interconectado, que muchas veces lo que pasa es que el requerimiento puede no ser prioritario para mí o mi área, pero mi input es vital para que otros procesos se muevan, por lo tanto se convierte prioritario para el negocio.

Las organizaciones son sistemas de interconexiones vivas que se mueven día a día y adquieren un nivel de interrelación tan profundo que es difícil poder prever y mapear todo lo que puede requerirse. Por otro lado estamos en un mundo tan dinámico y cambiante, que en el momento en que creemos tener todo bajo control, algo se desencadena en el entorno que hace que tengamos que movernos más rápido de lo que creíamos.

Bajo este contexto tan veloz, cambiante, sobre-estimulado y desafiante, la planeación se vuelve cada vez más compleja y el tiempo para dedicarle es muy reducido. Por esto surgen las siguientes incógnitas:

¿Qué pueden hacer los líderes para dimensionar las variables externas e internas de su negocio de una manera más proactiva?

¿Cómo pueden distinguir entre lo que es realmente importante para apalancar los resultados del negocio?

Todavía me debato en esta respuesta y les cuento que no tengo una receta mágica, pero con certeza puedo compartirles que en mis 11 años de experiencia en el mundo empresarial he logrado identificar algunas variables o situaciones en las que enfocarnos para saber por dónde debemos empezar a ejecutar nuestras acciones y a enfocar nuestros recursos:

  1. Ser riguroso en tomar espacios de planeación individual y como equipo.
  2. Empoderar el equipo, lo cual involucra tiempo del líder para formar, enseñar y delegar, pero que al final es un tiempo invertido para el mediano o largo plazo, pues en la medida en que empoderas más, más eficiente se convierte el equipo.
  3. Trabajar en la asertividad de la toma de decisiones, considerando varios frentes antes de definir fechas límites para un entregable o de aceptar ser involucrado en una tarea, reunión o proyecto:
    1. ¿Es indispensable mi presencia en este proyecto?
    2. ¿Alguien más podría hacer esto de mi equipo?
    3. ¿En una tarea que le corresponde a mi área resolver?
    4. ¿Cuál es el valor agregado que doy a esto?
    5. ¿Qué pasa si yo no estoy involucrado? ¿Cuál es el impacto para mí, mi área, el negocio?
    6. ¿De todas las prioridades que tengo en este momento, Cómo podría acomodar esta nueva prioridad?
    7. ¿Cuáles de las otras cosas que tengo como importantes, debo postergar para atender esto nuevo que llega?
    8. ¿Qué recursos necesitaría para cumplir con este requerimiento en términos de tiempo, personas, etc.?
    9. ¿A quién más debo involucrar para ser lo más efectivo posible?
  4. Hacer reuniones de seguimiento al equipo frente a responsabilidades y no tareas y tomarse el tiempo de explicar los pedidos y cómo el líder visualiza que debe ser entregado. Entre más claros seamos con lo que estamos buscando alcanzar, más efectivo será el equipo en cumplir nuestras expectativas.
  5. Construir indicadores y tableros de control que podamos tener a la mano para visualizar en nuestro día a día. Esto nos permitirá tener claro cuales son nuestras 5 prioridades fundamentales y partiendo de allí, podremos ver cómo cada una de las tareas que tenemos impactan estas prioridades.

Cuando logramos identificar un norte o una ruta clara de trabajo, esto nos permite orientar esfuerzos, empoderar, ser efectivos y asertivos a la hora de invertir nuestro tiempo.

 

Quiero dejarles el siguiente acróstico de mi autoría, el cual puede darles una luz de las cosas que debemos tener en cuenta a la hora de discernir entre que es prioritario y qué no… PRIOR:

Preguntas

Recursos

Impacto

Orden

Resultados

En el proceso de priorización debemos hacernos PREGUNTAS que nos ayuden  a tener más claridad acerca de lo que es importante, estos cuestionamientos nos ayudarán a revisar la disponibilidad de los RECURSOS requeridos para conseguir el objetivo (monetarios, tiempo, equipo). Por otra parte, a la hora de priorizar es importante ver qué tareas tienen el  mayor IMPACTO en nuestros stakeholders (Clientes, Accionistas, Supervisores, Entorno, etc), también debemos validar como podemos poner a jugar todo esto en un ambiente sincronizado de ORDEN, en donde podamos construir pasos y procesos para llevar a cabo las tareas alineando a nuestro equipo y a las áreas involucradas, debemos actuar como directores de una orquesta. Finalmente, a la hora de priorizar debemos identificar como tareas importantes aquellas que movilicen RESULTADOS de mi área y del negocio.

Recuerden estas palabras…. PRIOR… las cuales les ayudarán a enfocarse en aquellos momentos en los que no sepan por donde empezar!

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